Правила ведения делового телефонного разговора

Великая культура » Культура делового общения по телефону » Правила ведения делового телефонного разговора

Страница 1

Если раздался телефонный звонок, то на него обязательно нужно ответить. Во-первых, потому что, не снимая трубку, вы можете лишиться ценной информации или выгодного контракта. А во-вторых, не обслуженные вами клиенты наверняка подумают, что вас просто нет на рабочем месте, и будут вынуждены звонить повторно, в третий и четвертый раз. В конце концов, вам придется трудиться под почти непрерывный звон.

Снимать трубку необходимо до четвертого звонка. Этого времени достаточно, чтобы дописать предложение или дочитать абзац в присланном письме. Если у вас посетитель, вам хватит времени закончить фразу и, сказав собеседнику "Извините", снять трубку. Но ни в коем случае не нужно дожидаться окончания четвертого звонка.

Иногда в трубке бывает плохая слышимость. Но это не значит, что вам нужно повышать голос. Если вы не слышите, то это не значит, что собеседник тоже вас плохо слышит. В таких случаях нужно попросить того, кто вам звонит, говорить громче, и спросить при этом, как он слышит вас.

Самые распространенные варианты первого слова, произносимого в снятую телефонную трубку, - это "Да", "Алло", "Слушаю". Эти отзывы совершенно одинаковы по своей информативности. Они нейтральны и безличны. Поэтому в деловом общении их нужно заменить более информативными. Сняв трубку, нужно сразу же назвать своё учреждение (а по внутреннему телефону структурное подразделение: отдел, редакция, бухгалтерия и т.п.), а также свою фамилию.

Таким образом, отвечая на звонок, нужно всегда представляться. Люди хотят знать, с кем они говорят. Найдите доброжелательную, нравящуюся вам самим формулу.

Не давайте выхода вашим отрицательным эмоциям. Вашему собеседнику вряд ли будет интересно, что за пару минут до этого вы имели неприятный разговор с вашим шефом или просто встали не с той ноги.

При спешке или частых звонках обычно называют фамилию с добавлением слова "слушаю" или указывают только название учреждения или его отдела.

Если позвонивший попросил к телефону отсутствующего на месте коллегу, не нужно провоцировать повторные звонки, резко отвечая "Его нет" и вешая трубку. Оптимальный вежливый ответ: "Его нет, будет тогда-то. Может быть, ему что-то передать?" Когда к телефону просят вашего коллегу, сидящего за соседним столом, вы можете ответить на просьбу: "Сейчас" или "Одну минуту".

Сделайте так, чтобы информация, переданная в чье-либо отсутствие, дошла до адресата. Организовать обмен информацией через третьих лиц непросто. Оптимальным вариантом является анкетный принцип ("Откуда вы звоните?", "Ваша фамилия и номер вашего телефона?" и т.п.)

Ниже приводится краткий перечень того, что следует и что не следует, когда в вашей фирме звонит телефон.

Не следует

Следует

Долго не поднимать трубку.

Поднять трубку до четвертого звонка телефона.

Говорить: "Привет", "Говорите", когда начинаете разговор.

Говорить: "Доброе утро (день)", представиться и назвать свой отдел.

Спрашивать: "Могу ли я вам помочь?"

Спрашивать: "Чем я могу вам помочь?"

Вести две беседы сразу.

Концентрировать внимание на одной беседе и внимательно слушать.

Оставлять телефон без присмотра хотя бы ненадолго.

Предложить перезвонить, если это требуется для выяснения деталей.

Использовать для заметок клочки бумаги и листки календаря.

Использовать бланки для записи телефонных разговоров.

Передавать трубку помногу раз.

Записать номер звонящего и перезвонить ему.

Говорить: "Все обедают", "Никого нет", Пожалуйста, перезвоните".

Записать информацию и пообещать клиенту перезвонить ему.

Этот список можно продолжать бесконечно. Например, нельзя превращать разговор в допрос, задавать вопросы типа: "С кем я разговариваю?" или "Что вам нужно?" Надо следить за соей дикцией (не чмокать и т.п.). Если вы говорить с акцентом, постарайтесь говорить отчетливо. Избегайте привычки зажимать микрофон рукой, чтобы что-то сказать своим коллегам - клиент может услышать.

Если ваш партнер или клиент высказывает по телефону жалобу, не говорите ему: "Это не моя ошибка", "Я этим не занимаюсь", "Наши товары никогда не выходят из строя" и т.д. Если вы так скажете, это может отрицательно сказаться на репутации вашей фирмы и не поможет клиенту в решении его проблем. Поэтому дайте ему выговориться до конца; выразите ему сочувствие, а если виноваты вы, извинитесь; запишите его имя и телефон, номер заказа или другие данные. Если вы обещали ему перезвонить, сделайте это как можно скорее, даже если вам не удалось решить проблему к назначенному сроку.

Страницы: 1 2 3

Другая информация:

Основные элементы русского народного танца
А)Позиции ног. В народном танце используется: 1. 5 выворотных положений классического танца - I, II, III, IV, V. 2. 5 прямых: I прямая - обе ноги поставлены рядом и соприкасаются внутренними сторонами стоп. II - обе ноги поставлены п ...

Постановочный блок
Решение во времени и пространстве Данная программа начинается в 17.00 т.к. это время наиболее подходит для студентов и педагогов. У студентов заканчивается занятия. У них есть немного времени, чтобы отдохнуть, развеяться и полностью посв ...

Этническая основа русской культуры
Всякая дифференцированная культура неизбежно заключает в себе две обязательные части, которые образно можно назвать верхом и низом здания данной культуры. Под низом мы понимаем тот запас культурных ценностей, которым удовлетворяют свои по ...

Самое интересное:

Культура и ее ценности


Культурология - это наука о культуре, но культуры без человеческого общества не существует.

Классицизм XVII-XVIII


Стиль или направление в литературе и искусстве 17 – начала 19 вв., обратившиеся к античному...

Разделы

Copyright © 2020 - All Rights Reserved - www.jaton.ru